|
Bạn đã vừa xem xét qua tất cả các bước của việc chuẩn bị xuất khẩu. Nhiều khía cạnh của việc lập kế hoạch các phương án quản lý của bạn đã được phân tích, tính toán lại thành những công cụ hiệu quả cho việc bán sản phẩm ra nước ngoài. Bây giờ là lúc cần kết hợp chúng lại với nhau. Hoạt động này có nghĩa là phân tích, điều chính nhu cầu thị trường và khả năng của công ty xuất khẩu. Trong quá trình lập kế hoạch, công việc liên kết các công cụ marketing thành "hỗn hợp marketing xuất khẩu" sẽ quyết định sức bán hàng của bạn.
Như đã chỉ ra tại phần đầu tiên của cuốn sách, kết quả xuất khẩu của bạn sẽ được cải thiện nhờ việc lập kế hoạch hoạt động một cách hệ thống trước khi bạn bắt tay vào thực hiện. Bạn cần viết tất cả các hoạt động theo kế hoạch ra giấy để đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều biết về công việc mà họ phải làm và tiêu chuẩn đánh giá những công việc đó. Bằng cách này bạn sẽ tối ưu hoá được nguồn lực của mình: tiền bạc, sản phẩm, nhân lực và thời gian của bạn với những cơ hội thành công cao nhất.
Bạn cần phải nêu các kế hoạch xuất khẩu trong bản Kế hoạch marketing xuất khẩu (EMP); những hướng dẫn sử dụng nhân lực và các nguồn lực khác cũng như những nhiệm vụ chung trong bản Kế hoạch quản lý; định rõ những nhiệm vụ này trong bản Kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dự tính việc sử dụng các nguồn tài chính trong bản Kế hoạch tài chính.
6.1. Kế hoạch của nhà quản lý (5)
Rất nhiều các nhà quản lý hàng đầu thường tập hợp các ý tưởng và suy nghĩ của mình về chiến lược điều hành công ty. Một vài người viết chúng vào sổ tay để tránh bị quên. Trong cuốn sổ tay của mình , bạn hẳn sẽ ghi chép những ghi chú, nhận xét đầy giá trị cho bản kế hoạch. Đây là lúc để bạn tập hợp chúng lại và bắt đầu việc kết hợp, biên soạn Kế hoạch marketing xuất khẩu.
Trong khi Kế hoạch quản lý phục vụ cho việc tổ chức quản lý chung (để đảm bảo rằng công ty có đầy đủ tất cả các nguồn lực), thì Kế hoạch maketing xuất khẩu là công cụ, phương tiện thực hiện. Trong Kế hoạch marketing xuất khẩu mô tả toàn bộ công việc và công cụ để hoàn thành các công việc đó. Mục tiêu của kế hoạch này đã được miêu tả trong phần Mục tiêu xuất khẩu. Những mục tiêu này phải 'SMART': cụ thể (Specific), có thể lượng hoá (Measurable), có khả năng đạt được (Achievable), thực tế (Realistic) và định rõ thời gian (Time-defined), bao gồm các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Lập kế hoạch là nhiệm vụ hàng đầu của các nhà quản lý. Bên cạnh đó, bạn có thể giao phó công việc của mình cho nhân viên và trợ lý, các trưởng phòng, thậm chí là cả các nhà cố vấn bên ngoài. Việc của bạn là đánh giá công việc của họ, hiệu quả kế hoạch mà họ đưa ra và tổng hợp chúng lại với nhau. Lên kế hoạch giúp cho bạn đoán trước được sự phát triển tương lai và chuẩn bị sẵn sàng các công cụ để thực hiện hoạt động của mình. Quyết định cuối cùng là của bạn.
6.2. Kế hoạch marketing xuất khẩu
Đây sẽ là bản chiến lược đi cùng với chiến lược marketing tại thị trường trong nước của bạn.
 
Bản Kế hoạch marketing xuất khẩu bao gồm các mục:
1.Giới thiệu và nhiệm vụ
2.Vị trí thị trường hiện tại
3.Xu hướng của ngành và thị trường
4. Đánh giá xuất khẩu:
a. Đánh giá công ty
b. Đánh giá thị trường
c.Những kết luận về phân tích điểm mạnh-điểm yếu (SWOT)
d. Phân tích các đối thủ cạnh tranh
5.Dự đoán thị trường
6.Mục tiêu xuất khẩu
7. Chiến lược thâm nhập thị trường
a. Tóm tắt chiến lược
b. Thị trường và phân đoạn thị trường
c. Chiến lược định vị sản phẩm
d. Chiến lược thương hiệu
e. Chiến lược sản phẩm
f. Chiến lược giá
g. Chiến lược phân phối
h. Chiến lược quảng cáo
8. Kế hoạch quản lý, kế hoạch hoạt động, kết quả tài chính.
6.3. Kế hoạch hành động (Năm hoạt động: 0-3 năm)
Khi xuất khẩu lần đầu, công ty bạn sẽ nhận thấy rằng đội ngũ nhân viên của mình không thể làm việc một cách hiệu quả nếu không được hướng dẫn chi tiết. Chính vì vậy, việc lập Kế hoạch hành động rất cần thiết. Kế hoạch hành động sẽ chỉ rõ những hoạt động cụ thể nào cần phải được thực hiện, tại thời điểm nào, do ai làm và với mức kinh phí bao nhiêu (cái gì, khi nào, do ai làm, bao nhiêu). Bạn hãy tham khảo cấu trúc của một bản kế hoạch hành động, sử dụng định dạng Excel hay Microsoft's Project Planner, tại phần Xây dựng Kế hoạch marketing xuất khẩu trên trang web của CBI.
6.4. Kết quả tài chính:
Bạn sẽ muốn biết liệu việc xuất khẩu có được triển khai như kế hoạch không. Giả định chính bạn lập ra kế hoạch đó, bạn dự trù ngân sách (các chi phí) - hi vọng là đúng như những gì mà bạn trông đợi. Cuối cùng, bạn tiến hành kiểm tra tỉ lệ thanh khoản của việc chuẩn bị xuất khẩu: đánh giá tính khả thi của hoạt động xuất khẩu. Kết quả tài chính trong bản kế hoạch marketing xuất khẩu là gì? Liệu chi có ít hơn thu không ? Có đáng đầu tư vào xuất khẩu hay không?
Về cơ bản, điều này đưa đến một phép tính đơn giản: doanh thu trừ đi chi phí phải bằng với mục tiêu lợi nhuận. Phép tính như vậy cần phải được biểu thị phù hợp với các ước tính theo kế hoạch. Hiện thực chỉ ra rằng kế hoạch có thể hoàn toàn sai lầm và việc xác định tính khả thi cũng vậy.
Việc tính toán tính khả thi của hoạt động xuất khẩu phụ thuộc vào giá trị của các yếu tố cấu thành nên bản kế hoạch: sự chấp nhận của thị trường, dự kiến doanh số bán hàng, quyết định giá, quyết định số dư và thưởng, ước tính chi phí marketing, chi phí tiền mÆt và tín dụng... Một lần nữa, những điều này chỉ rằng thực hiện tốt việc lập kế hoạch là rất cần thiết.
Một vài điểm cần lưu ý:
- Tính khả thi của xuất khẩu chỉ nên liên quan tới các hoạt động xuất khẩu. Hãy chắc chắn rằng, qua tính toán, bạn có thể chỉ ra được mức độ hiệu quả của việc đầu tư marketing xuất khẩu. Điều đó thể hiện bằng cách chỉ rõ các khoản tiền thu được từ xuất khẩu có thể góp phần chi trả cho tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp (bao gồm cả các chi phí khác) là bao nhiêu.
- Hãy tính toán cho giai đoạn hoạt động ít nhất là 3 năm liên tiếp, bắt đầu với "kế hoạch năm 0", là thời kỳ trước khi thâm nhập thị trường. Bạn chắc chắn sẽ chi tiền cho việc chuẩn bị thâm nhập thị trường và bạn nên chỉ rõ điều đó. Hãy tính toán theo luỹ tích, cộng các kết quả của tất cả các năm kế hoạch. Năm đầu tiên sẽ lỗ, nên sẽ rất khó bảo vệ trước các cổ đông nếu như họ không hiểu rõ tính khả thi cuối cùng của hoạt động xuất khẩu.
- Bạn cần tập trung vào năm hoạt động đầu tiên. Hãy thực hiện kế hoạch càng chính xác càng tốt; các năm tiếp theo có thể cho phép có sai sót nhỏ.
- Các chi phí hoạt động rất quan trọng, vì nó cho biết bạn sẽ phải chi bao nhiêu cho các công cụ hỗn hợp marketing. Những công cụ này sẽ tạo ra lợi nhuận, trong khi chi phí doanh nghiệp và các chi phí gián tiếp khác sẽ không thể sinh lời.
- Nếu trong suốt năm hoạt động, kêt quả mục tiêu đạt mức quá lạc quan, bạn có thể quyết định cắt giảm chi phí. Vì trách nhiệm chính (thậm chí là duy nhất) của bạn liên quan tới ngân sách cho hoạt động marketing, bạn chỉ có thể cắt giảm chi phí marketing (bằng cách loại trừ một số hoạt động nào đó). Điều này sẽ tạo ra sự chuyển biến trước mắt nhưng xét về lâu dài sẽ có hậu quả xấu.
6.4.1.Kế hoạch doanh thu xuất khẩu:
Việc đầu tiên trong công tác lập kế hoạch là yêu cầu dự tính doanh thu xuất khẩu: số lượng hàng bán ra (theo hoá đơn) trừ đi số lượng hàng bị trả lại. Kế hoạch này biểu thị liệu các hoạt động bán hàng của bạn có theo đúng như dự kiến hay không (và khi nào thì thay đổi nếu chúng không phù hợp). Hãy lập Kế hoạch bán hàng theo từng tháng và cập nhật những số liệu đó trong Hệ thống quản lý thông tin (MIS).
6.4.2. Kế hoạch chi phí xuất khẩu
Để quản lý khả năng thanh toán bằng tiền mặt, bạn cũng nên lập kế hoạch các chi phí dành cho xuất khẩu. Chắc chắn là bạn sẽ làm theo mẫu mà bạn đang sử dụng. Nếu bạn tính chi phí theo đồng tiền của nước mình thì cũng phải tính doanh thu theo đồng tiền đó.
6.4.3. Đánh giá tính khả thi của hoạt động xuất khẩu
(Đơn vị tính 1,000 €)
6.5. Kế hoạch ứng phó
Một nhà quản lý khôn khéo sẽ tự hỏi mình phải làm gì nếu các tình huống thay đổi quá nhiều đến nỗi kế hoạch hoàn toàn đổ vỡ. Ví dụ: Giá nguyên liệu thô tăng đột biến hay đột nhiên đối thủ cạnh tranh hạ giá rất thấp hay có một đối thủ mới thâm nhập thị trường với nhiều lợi thế hơn, khiến cho lợi nhuận của bạn không được như trước.
Hầu hết các nhà quản lý có thể đoán biết trước những tai họa đó và quyết định trước những gì phải làm nếu chúng thực sự xảy ra, chủ yếu bằng cách tiết kiệm chi phí, tăng thêm ngân sách hay giới thiệu loại sản phẩm mới. Việc dự đoán trước đưa tới 1 kế hoạch khác, loại kế hoạch đó được gọi là kế hoạch ứng phó với những điều bất ngờ xảy ra (Điều gì sẽ xảy ra nếu...). Nếu bạn muốn có thêm kế hoạch như vậy, đơn giản là bạn cần chỉ ra những thay đổi có thể xảy ra (tại thị trường hoặc môi trường hoặc thậm chí là sự thay đổi vị thế của nhà cung cấp) và đưa ra những biện pháp để chống đỡ với những tác động của những thay đổi này. Bạn có thể viết chúng ra trong khoảng 1 hoặc 2 trang giấy.
(Trích: Cuốn "Lập kế hoạch xuất khẩu" do Cục XTTM xuất bản)
|
